Willkommen im AltfriedLAB
Was passiert, wenn ein kleiner Förderverein moderne digitale Werkzeuge und Künstliche Intelligenz einfach ausprobiert?
Genau dafür gibt es das AltfriedLAB.
Der Förderverein St. Altfried e. V. nutzt das AltfriedLAB als Experimentierfeld. Wir wollen herausfinden, wie digitale Werkzeuge und Künstliche Intelligenz die ehrenamtliche Arbeit eines kleinen Vereins sinnvoll unterstützen können.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viel mit KI zu machen. Technik soll uns Arbeit abnehmen, Informationen leichter zugänglich machen und einfache Abläufe vereinfachen.
Das AltfriedLAB ist deshalb bewusst ein Ort zum Ausprobieren, Lernen und Bewerten.
Eine Plattform statt vieler Einzellösungen
Ein Schwerpunkt des AltfriedLAB ist die Atlassian-Plattform.
Viele kennen Atlassian vor allem durch Confluence für Dokumentation und Jira für Aufgaben und Projekte. Inzwischen geht die Plattform deutlich darüber hinaus.
Im AltfriedLAB untersuchen wir deshalb, ob daraus ein weitgehend integrierter digitaler und KI-unterstützter Arbeitsplatz für einen Verein entstehen kann.
Confluence bildet unsere zentrale Wissens- und Content-Plattform. Hier können Informationen erstellt, gemeinsam bearbeitet und gepflegt werden.
Unsere öffentliche Website ist keine davon getrennte zweite Informationswelt. Ausgewählte Inhalte eines Confluence-Bereichs werden über Scroll Sites als Website veröffentlicht.
Damit entsteht ein einfacher Grundsatz:
Wir erstellen Informationen einmal und können sie anschließend intern nutzen oder gezielt veröffentlichen.
Jira und Jira Service Management ergänzen dieses Wissen um strukturierte Abläufe. Denkbar sind beispielsweise Mitgliedsanträge, Förderanträge, Aufgaben oder andere Vereinsprozesse.
Und mit Atlassian Rovo kommt eine KI-Schicht hinzu. Rovo kann Informationen suchen, zusammenfassen, Fragen beantworten und – innerhalb festgelegter Grenzen – bei der Arbeit mit Wissen und Prozessen unterstützen.
Ein KI-Assistent für unsere Website
Ein besonders interessantes Experiment ist ein öffentlicher KI-Assistent.
Besucher sollen beispielsweise fragen können:
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Was macht der Förderverein?
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Wie kann ich Mitglied werden?
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Welche Projekte fördert der Verein?
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Wie kann ich einen Förderantrag stellen?
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Wo finde ich weitere Informationen?
Der Assistent soll solche Fragen anhand unserer bereits veröffentlichten Informationen beantworten.
Das ist uns wichtig: Der öffentliche KI-Assistent soll nicht einfach Zugriff auf unsere internen Confluence-Inhalte erhalten. Seine Wissensbasis soll auf Informationen beschränkt werden, die wir bereits zur Veröffentlichung freigegeben haben.
Aus einem Gespräch kann anschließend ein normaler digitaler Prozess entstehen. Wer beispielsweise Mitglied werden oder einen Förderantrag stellen möchte, kann vom Informationsangebot zu einem dafür vorgesehenen Formular bzw. Service weitergeleitet werden.
Personenbezogene Angaben gehören dann in diesen geregelten Prozess – und nicht in den öffentlichen KI-Chat.
Was passiert mit persönlichen Daten?
Auch bei einem öffentlichen Informationsassistenten können personenbezogene Daten entstehen.
Ein Besucher könnte beispielsweise von sich aus seinen Namen, seine Telefonnummer oder andere persönliche Informationen in das freie Texteingabefeld schreiben.
Deshalb soll der Assistent ausdrücklich darauf hinweisen:
Bitte geben Sie im KI-Chat keine personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen ein.
Werden für einen Vorgang personenbezogene Daten benötigt – beispielsweise bei einem Mitgliedsantrag –, sollen diese über einen dafür vorgesehenen und kontrollierten Prozess erhoben werden.
Für die eingesetzten Atlassian-KI-Funktionen gilt nach Angaben von Atlassian: Inhalte, die an externe KI-Modellanbieter übermittelt werden, werden von diesen nicht zum Training oder zur Verbesserung ihrer Modelle verwendet. Atlassian gibt außerdem an, mit seinen externen LLM-Anbietern sogenannte Zero-Data-Retention-Vereinbarungen abgeschlossen zu haben. Eingaben und Ausgaben von Rovo Chat und Rovo Agents werden allerdings bei Atlassian für Sicherheitszwecke bis zu 30 Tage aufbewahrt.
Je nach KI-Funktion können dabei Modelle bzw. Dienste unter anderem von OpenAI, Google oder Anthropic über AWS Bedrock eingesetzt werden. Es kann daher auch zu einer Verarbeitung außerhalb Deutschlands bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Das berücksichtigen wir bei der Bewertung der eingesetzten Funktionen.
Der öffentliche Assistent wird deshalb bewusst für einen Anwendungsfall konzipiert, bei dem seine Wissensbasis aus ohnehin öffentlich zugänglichen Informationen besteht.
Und was ist mit Rovo innerhalb des Vereins?
Hier gelten andere Regeln.
Interne Benutzer sind angemeldet und arbeiten mit ihren persönlichen Berechtigungen. Rovo berücksichtigt nach Angaben von Atlassian die vorhandenen Zugriffsrechte in Jira und Confluence. Wer eine Confluence-Seite nicht lesen darf, soll deren Inhalte deshalb auch nicht über eine Rovo-Antwort erhalten.
Das bedeutet aber nicht, dass damit automatisch jede Information für die Verarbeitung durch KI geeignet ist.
Für das AltfriedLAB gilt deshalb zusätzlich: Nicht alles, was technisch erreichbar wäre, soll auch mit KI verarbeitet werden.
Besonders schutzwürdige Informationen wie Bankverbindungen, vertrauliche Mitgliederdaten oder sensible personenbezogene Informationen sollen nicht allein deshalb Bestandteil eines KI-Prozesses werden, weil sie irgendwo digital vorhanden sind.
Berechtigung und KI-Freigabe sind zwei unterschiedliche Dinge.
Was wir mit dem AltfriedLAB lernen wollen
Uns interessiert nicht nur, ob ein Chatbot gute Antworten geben kann.
Die größere Frage lautet:
Wie weit lässt sich die digitale Arbeit eines kleinen ehrenamtlichen Vereins mit einer gemeinsamen Plattform sinnvoll unterstützen?
Dabei betrachten wir die gesamte Kette:
Information erstellen → gemeinsam bearbeiten → veröffentlichen → mit KI auffindbar machen → Fragen beantworten → bei Bedarf einen strukturierten Prozess starten → Vorgang bearbeiten.
Confluence bildet dabei die Wissens- und Contentbasis. Jira und Jira Service Management unterstützen Arbeitsabläufe. Rovo ergänzt Suche und Künstliche Intelligenz. Customer Service Management kann den Kontakt nach außen unterstützen. Scroll Sites macht ausgewählte Confluence-Inhalte als öffentliche Website zugänglich.
So entsteht im AltfriedLAB Schritt für Schritt ein kleiner KI-unterstützter digitaler Vereinsarbeitsplatz.
Ein Labor bedeutet auch: Nicht alles bleibt
Das AltfriedLAB ist ausdrücklich ein Experimentierraum.
Wir testen Funktionen, verwerfen Ideen und ändern Lösungen, wenn sie sich als unnötig, zu kompliziert, zu teuer oder aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen als ungeeignet erweisen.
Neue KI-Funktionen werden deshalb nicht allein danach bewertet, was technisch möglich ist, sondern auch danach,
ob sie einen echten Nutzen für den Verein haben, ob der Aufwand angemessen ist und ob wir sie verantwortungsvoll einsetzen können.
Genau das wollen wir mit dem AltfriedLAB herausfinden.